美國政府採購工作加強市場調研

市場調研(市場研究)是採購部門在專案(產品或勞務)合同簽訂之前對市場行情資料的搜集與分析過程,其目的是判定現有市場能力是否能滿足用戶的採購要求並據此制訂適當的採購計劃。對用戶或採購部門來說,高層調研是他們充分利用商戰環境或市場競爭來廉價獲取所需專案的有效手段之一。近年來,美國國防部和其他政府部門在物資/勞務採辦過程中,不斷強調採辦部門應借助市場調研提高採辦工作效益。

有關市場調研的法規要求

在市場經濟發達的國家,市場調查與研究活動一般比較普遍,形式多種多樣。美國政府特別是採辦大戶國防部早就重視市場調研工作,特別是自《1984年簽訂合同競爭法》頒行以來,這項工作逐步走向法規化。這項競爭法規定,聯幫政府部門在簽訂合同時,應利用市場調研和採購計劃,促進競爭性採購規程的實施。美國政府合同管理法規《聯邦採辦條例》,將這些法定要求加以具體化,它明確規定市場調研的基本任務是:(1)尋找供應來源以確保競爭;(2)尋求商用專案滿足政府部門需求。1990年11月,國會在《1991財年國防授權法》中再次強調國防部應開展市場調研工作,該法810節要求國防部通過市場調研購買市場上供應的或已研製成的產品,以便節約費用和縮短採辦周期。1994年10月13日生的《聯邦採辦改革法》,除了重申原有的某些市場調研要求外,還增加了一些新的內容,而且將適用範圍從國防部擴大到所有聯邦政府部門。這項法律規定,政府各部門在提出某個採購專案的新技術要求之前和在邀請廠商為10萬美元以上專案提報價單或技術建議之前,要進行市場調研,要依據市場調研結果作出判定,如對市場上的產品或對採購要求作某些改變,這些產品是否可滿足自身面求。這些條款旨在確保政府的需求確定機構和合同管理部門開展市場調研活動,並確保在採辦過程早期進行費用-性能折衷分析以便充分利用現成商品或非特製專案。

在採辦改革中新修訂的《聯邦採辦條例》,反映了上述法定的市場調研條款,並在實施規程方面增加了一些新的要求。例如,(1)規定在授予合同前要利用《商務日報》26號備忘錄作為檢驗政府採購部門市場調研的最後手段。該備忘錄大致內容是:根據市場調研結果,政府採購部門不打算按《聯邦採辦條例》商品採購規程採購所需產品/勞務,如有關廠商確能以商用專案來滿足政府需求,則要在15天內向政府合同簽訂官作出反應。這一條款規定可防止因調查不充分而失去採購現有專案的機會。(2)規定採購部門要通過市場調研,明確商業市場在改制產品以適應用戶需求方面的通行做法及相應的費用。

採辦條例還舉了若干市場調研方法,包括(1)走訪政府和工業界中瞭解市場行情的專家;(2)在有關技術或商業報刊上登載正式徵求市場信息的文告;(3)邀請潛在投標者參加情況交流會或在採辦過程之初召開招標預備會議。

各部門的市場調研活動

美國政府各部門的市場調研情況不盡相同。在《聯邦採辦改革法》規定所有政府部門應開展市場調研之前,國防部就根據國防授權法的有關規定,強調了確定研製新專案之前要從事市場調研,以判定現有民品或非特製專案是否可滿足軍事需求。美國總審計局根據對21項政府合同的審查和同軍內外官叫的訪談得出結論,由於法規的特殊要求,國防部比民用部門更為強調利用市場調研去採購商品和非特別專案。在其他部門依法開展市場調研之前,國防部便做了許多工作,其中包括:(1)發佈有關市場調研方法的指導文件;(2)舉辦市場調研培訓班,培訓技術規範編制者和採辦管理人員;(3)設置非特製專案代言人,以便通過市場調研推進民品和非特製專案的採購;(4)搜集資料,分析和總結市場現有專案的採購趨勢。

《聯邦採辦改革法》實施後,國防部及其他部門普遍採取了旨在強化市場調研的措施,如:

由於所購專案的差異,市場調研的方式、範圍和對調研結果的利用也各不相同。影響市場調研的因素包括專案的費用數額、性質(是新的還是經常採購的)和有關產業部門或技術的發展速度。

一般說來,採購複雜的技術專案,要以多種形式開展較長時間的市場調研。例如,美國空軍電子系統中心在最後確定一種熱成像器的技術規格和發出招標書之前,曾採用過多種市場調研方法。首先,空軍委託聖地亞國立研究所作了市場調研(1992年1月完成)。有關的專案管理組織1993年進行過採辦要求綜合平衡研究。同時,專案管理人員還經常通過工貿展覽會、國防部關會議和軍種聯合情況介紹會等場合瞭解和評估此產品的發展水平。然後,在1995年4∼8月間,在《商務日報》上刊登求購通告,並同數家應徵廠商面談。最後,於1995年9月發佈招標書,1996年3月簽訂一項價值為760萬美元的商品改進合同。從市場調研開始到合同簽訂完畢共歷時5年多。

面對於不太複雜的、價值較低的採購物件,市場調研則較為簡單。例如,陸軍通信與電子司令部在採購市場上現有的非同步傳輸型網路分析器時,由於用戶對行情有所瞭解並同若干公司談過價格和效能問題,專案管理辦公室只向合同簽訂官提供已知公司名單,合同官然後在《商務日報》發佈公告,以求其他供應商參與。1994年11月確定採購要求,1996年3月簽訂一項價值不到12萬美元的商品採購合同。這個專案的市場調研過程比上個專案簡單得多。

市場調研的工具

市場調研離不開檢索和分析有關的市場信息(包括產品資料、商業合同條款和政府採購記錄等)。美軍有些採購部門曾建立自己的商品與非特製品資料庫,供市場調研之用。但是,建立和維持範圍廣泛的資料庫花費很大,而且因技術日新月異資料難以保持最新。因此,現在人們普遍不贊成各自建立商品資料庫,也不主張由聯邦政府建立並統一經管供各部門市場調研所用的資料庫。政界和工商界人士更感興趣的是利用正在興起的互聯網(Internet)獲取市場調研所需資訊。

美國政府近來在利用Internet加強市場調研方面已採取了若干措施,例如:

商業倡導者論壇是一種資訊交流場所,它設置一套市場調研指南,採辦人員借此可查閱國防部關於市場調研的規章、市場調研的最佳做法和各種輔助工具。這些輔助工具包括:(1)托馬斯美國製造商記錄(The Thomas Register of American Manafactures),其中載有數千家廠商的供貨資訊(包括5.2萬種工業與勞務專案以及技術規範等);(2)鄧恩與布拉德斯特堹S產品目錄(The Dunn and Bradstreet Catabog),它可協助用戶根據采風要求尋找和選擇適合的潛在供應商;(3)費羅斯特與沙利文報告(The Frost and Sulliran Report)此為一家大型市場調研諮詢企業的文獻,通報20多種關鍵產業的商品資訊。上述工具,政府採辦部門管理人員和合同官在進行市場調研時均可使用,非常便利、快捷。

國防科技大學